Tìm hiểu về phần mềm quản lý công việc và những lợi ích mang lại

0
284

Tìm hiểu về phần mềm quản lý công việc và những lợi ích mang lại

Hiện nay, ngành công nghệ thông tin, mạng Internet phát triển như vũ bão. Các doanh nghiệp cũng nhanh chóng cập nhật cho mình những ứng dụng cần thiết phục vụ quá trình hoạt động. Thay vì quản lý bằng phương pháp thủ công, doanh nghiệp cũng có bước tiến mới trong công tác quản lý. Đó là việc áp dụng phần mềm quản lý công việc để xử lý linh hoạt các nhiệm vụ, tối ưu hóa thời gian và hiệu suất.

Tìm hiểu về phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc được sử dụng trên máy tính của các doanh nghiệp. Ứng dụng này thực hiện nhiệm vụ tin học hóa quy trình làm việc trong cơ quan. Hệ thống dùng để cập nhật, quản trị dữ liệu, giá trị thông tin cho doanh nghiệp hiện nay.

Một phần mềm quản lý tốt cần đáp ứng các yêu cầu nào?

Các yếu tố để nhận biết một phần mềm quản lý công việc tốt sẽ có:

  • Bộ công cụ đủ mạnh để người dùng diễn đạt được thông tin cần nạp vào trên phần mềm.
  • Đội triển khai ứng dụng, kinh nghiệm nhà sản xuất có sự am hiểu về chuyên môn.

tim-hieu-ve-phan-mem-quan-ly-cong-viec-va-nhung-loi-ich-mang-lai-1

Phân loại phần mềm quản lý công việc

Chúng ta có thể phân loại phần mềm quản lý công việc thành 3 nhóm sau:

  • Phần mềm viết theo yêu cầu: Sản phẩm được viết theo yêu cầu nên đáp ứng được hầu hết điều doanh nghiệp cần. Ứng dụng thích ứng với đặc điểm, quy trình hoạt động, cách thức quản lý của tổ chức,… Thời gian triển khai dự án khoảng 2 – 3 tháng hoặc hơn tùy yêu cầu. Song song với đó là việc vận hành, nâng cấp, bảo trì.
  • Phần mềm từ nhà cung cấp nước ngoài: Ứng dụng thiết kế trên nền tảng công nghệ cao và chuẩn hóa theo các tiêu chuẩn hàng đầu thế giới. Tuy vậy, phần mềm vẫn có những hạn chế như: Giá thành đắt, chưa bám sát hoạt động quản lý, không phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, không cập nhật kịp thời các quy định theo luật Việt Nam,…
  • Phần mềm quản lý đóng gói: Sản phẩm được nghiên cứu và tổng hợp từ nhiều lĩnh vực, doanh nghiệp. Phần mềm nắm bắt chính xác các nghiệp vụ, thực tế hoạt động để đưa ra được quy trình chung áp dụng tốt cho hầu hết các doanh nghiệp.

tim-hieu-ve-phan-mem-quan-ly-cong-viec-va-nhung-loi-ich-mang-lai-2

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc

Điều mà ứng dụng quản lý công việc mang lại cho các doanh nghiệp rất lớn. Chúng ta có thể tóm gọn lại được những điều sau:

Tăng năng suất công việc

Các thông tin được ghi chép rõ ràng, kết nối nhanh chóng làm tăng năng suất hoạt động, cải thiện tiến độ công việc. Các công việc dần được tự động hóa giúp đội ngũ nhân viên nhẹ nhàng hơn khi làm thủ công. Mọi người có thể theo dõi hoạt động, các thông tin ngay trên hệ thống. Mọi công việc diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ và khắc phục dần những mặt chưa tốt.

Bỏ đi các công việc không cần thiết

Trong doanh nghiệp luôn có những công việc lặp lại gây lãng phí không ít về thời gian và công sức. Có nghiên cứu đã chỉ ra rằng công việc lặp đi lặp lại làm tốn đến 5 nghìn tỷ đô la/năm trên thế giới. Mỗi năm, nhân viên văn phòng mất trung bình 69 ngày để làm các công việc này. Sử dụng phần mềm quản lý công việc, quy trình hoạt động của doanh nghiệp sẽ được cài đặt trước để triển khai tuần tự. Bạn chỉ cần kích hoạt các bước để nhiệm vụ diễn ra.

Nhờ vào hệ thống quản lý công việc mà bạn và doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian. Ngược lại, bạn sẽ có thêm thời gian để đổi mới, sáng tạo trong công việc.

tim-hieu-ve-phan-mem-quan-ly-cong-viec-va-nhung-loi-ich-mang-lai-3

Kết hợp nhiều nhiệm vụ dễ dàng

Sử dụng hệ thống quản lý công việc mà các yêu cầu tác vụ kết hợp giữa các phòng ban trở nên dễ dàng hơn. Bạn sẽ không còn phải di chuyển hồ sơ giữa các phòng ban mà yêu cầu và quy trình có thể triển khai trên hệ thống nhanh chóng. Điều này cũng hạn chế được những sai sót, nhầm lẫn. Việc phê duyệt của sếp cũng diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Tăng sự minh bạch và tin cậy

Phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp minh bạch hơn trong kiểm soát nội bộ. Tất cả đều được hoạch định rõ ràng, tăng cường sự tin cậy, hạn chế tiêu cực xảy ra.

Việc tự động hóa quy trình làm việc cũng gạt bỏ đi các góc tối trong doanh nghiệp. Chính là điều mà nhân viên ít khi chia sẻ nhưng lại có thể gây ảnh hưởng đến lợi ích chung của doanh nghiệp.

Nhìn chung, sử dụng hệ thống quản lý công việc sẽ tổng hợp và lưu trữ các dữ liệu đầy đủ, chính xác hơn. Điều này giúp tối ưu trong hoạt động quản trị nhân lực, kiểm soát tốt tài chính, tự động hóa nghiệp vụ kế toán. Việc kết xuất dữ liệu và tiến hành báo cáo, thống kê nhanh chóng, tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí. Đặc biệt, hệ thống này cũng phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh, áp dụng được cho hầu hết các doanh nghiệp hiện nay.

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, mạng Internet, các doanh nghiệp dần chuyển hướng sang trực tuyến. MDO trở thành lựa chọn tối ưu cho nhiều tổ chức, doanh nghiệp trong việc quản lý công việc, tiến hành các hợp đồng điện tử,… Lựa chọn MDO giúp bạn nắm bắt công việc nhanh chóng trên một nền tảng duy nhất. Dữ liệu báo cáo xuất tự động chính xác và nhanh gọn, cập nhật tiến độ công việc mọi lúc, mọi nơi. Với nhiều giá trị mang lại, phần mềm quản lý MDO dần trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp và các nhà quản trị.

Rate this post

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here